Coordinador/a de Gestión de Subvenciones

SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL 

DESCRIPTOR DE PUESTO

El propósito de este puesto es liderar la función de Gestión de Subvenciones en Guatemala y El Salvador, participando en la preparación de propuesta y prestando acompañamiento técnico a los equipos de programas en cuanto al cumplimiento de requisitos de donantes en la implementación de proyectos de desarrollo y de respuesta humanitaria. La persona que ocupe este puesto desempeñará un papel fundamental en la gestión de subvenciones y compartirá y coordinará información entre los distintos departamentos en Guatemala y El Salvador así como con las organizaciones miembros de Save the Children. 

Bajo la dirección de la Directora de Operaciones de Programas en Guatemala y en estrecha colaboración con la Directora de Programas en El Salvador, la persona que ocupe este puesto será responsable de garantizar que los proyectos de Save the Children International (SCI) y sus socios implementadores cumplan con todas sus obligaciones de gestión de subvenciones, tanto internamente en Save the Children como externamente con los donantes. Esto incluirá la estrecha coordinación con equipos de programas, calidad, MERA y finanzas en la preparación de informes financieros y narrativos de alta calidad y la asesoría técnica en cuanto a los requisitos de cada donante. El titular del puesto tendrá también la responsabilidad de la gestión de los sistemas de gestión de subvenciones, el análisis de desempeño en cumplimiento y la formulación de  recomendaciones para la mejora del cumplimiento de todas las subvenciones en ambos países.

Esta función trabajará en estrecha colaboración con los departamentos de Desarrollo de Nuevos Negocios, Implementación de Programas, Calidad, Incidencia y Localización y Finanzas en materia de propuestas, informes financieros y narrativos, seguimiento y análisis,  así como procesos de cumplimiento. En caso de una emergencia humanitaria grave, se espera que la persona que ocupe este puesto trabaje fuera de su perfil laboral habitual y pueda ajustar su horario laboral según sea necesario.

Coordinación eficaz, negociación y comunicación 

• Establecer buenas relaciones de coordinación y comunicación  especialmente con programas, equipos técnicos, finanzas y desarrollo de nuevos negocios, para apoyar la resolución de problemas y la coordinación de entregables.
• Coordinar y revisar los informes de los donantes, garantizando el cumplimiento de requerimientos y una planificación adecuada para cumplir con los plazos.
• Comunicarse y coordinarse con los contactos de los miembros para comprender y registrar cualquier cambio relacionado con los requisitos de cumplimiento de los donantes y las fechas de presentación de informes.
• Coordinar las reuniones de inicio de las subvenciones, incluyendo un enfoque en los requisitos de los donantes, y asegurar que estas se realicen al comienzo de cada subvención e incluyan a las organizaciones socias.
• Colaborar y coordinarse con múltiples grupos de interés para apoyar el desarrollo de propuestas de alta calidad, lideradas por el equipo de Desarrollo de Nuevos Negocios.
• Establecer buenas relaciones de coordinación y comunicación con las organizaciones miembros vinculadas con los equipos globales de gestión de subvenciones y brindar apoyo en la escalada de problemas, si fuera necesario.
• Establecer buenas relaciones de coordinación y comunicación con socias 

Cumplimiento (sistemas, procesos, donantes)

• Liderar la capacitación de los equipos de Save the Children y sus socios en mejores prácticas para la gestión eficaz de subvenciones.
• Desarrollar y comunicar un profundo conocimiento de los procesos de SCI y otros requisitos clave de los donantes, y garantizar su cumplimiento.
• Liderar el clúster para la gestión de las subvenciones. Sistema de Gestión de Subvenciones (AMS) y funciones de generación de informes, y garantizar que el AMS esté actualizado para mejorar la calidad de los datos.

• Responsable de garantizar la integridad y la calidad de los datos del SGA para las subvenciones pertinentes.

   

Monitoreo y análisis

• Realizar revisiones de los presupuestos para nuevos proyectos para identificar partidas presupuestarias que requieran revisión o costos omitidos, de acuerdo con los requisitos del donante.
• Apoyar los equipos de Programas en ambos países y a los responsables de presupuesto (Budget holders) en la elaboración y modificación de los presupuestos. 
• Colaborar con equipos de finanza en los procesos de preparación, revisión, análisis y modificación de presupuestos, y realizar análisis adicionales para resolver los problemas identificados.
• Convocar y facilitar reuniones mensuales de revisar el desempeño de los proyectos, aprovechando de los datos programático y financiero para identificar problemas y acordar soluciones.
• Tener un conocimiento sólido de los códigos presupuestarios de la DRC y la capacidad de trabajar con el equipo del programa para definir las estructuras adecuadas y garantizar que PRIME esté correctamente configurado al inicio de cada subvencion.

• Utilizar el conocimiento de los formatos de presupuestación de los donantes para facilitar la comprensión por parte de los responsables del presupuesto.

   

Gestión y estrategia de cartera

• Apoyar la Directora de Operaciones en la supervisión y el análisis de la cartera, así como en el seguimiento y la resolución de los problemas identificados.
• Elaborar informes de gestión y escalar los problemas de la cartera identificados de manera oportuna.

Localización y  Asocios

• Promover los principios de localización y asocios,  velando que   socios nacionales y locales puedan acceder de manera equitativa a recursos, toma de decisiones y desarrollo de capacidades. 
• Coordinar procesos transparentes y competitivos de selección de socios, incluyendo evaluaciones de capacidad institucional, análisis de riesgos y debida diligencia. 
• Asegurar el cumplimiento de los acuerdos de subdonación, incluyendo monitoreo programático y financiero, y el seguimiento a indicadores de desempeño de los socios. 
• Facilitar una comunicación efectiva y relaciones de confianza con los socios, promoviendo la rendición de cuentas mutua y mecanismos de retroalimentación. 
• Integrar enfoques de localización en la gestión del ciclo de subvenciones (diseño, propuesta, implementación y cierre), asegurando el cumplimiento de lineamientos institucionales y de donantes. 
• Identificar oportunidades para ampliar la participación de actores locales en nuevas propuestas y procesos de captación de fondos.

Personal que reporta al puesto: 1 Oficial de Subvenciones

Gestiona un equipo: Si 

Gestiona mas de un equipo: No 

Viajes internacionales entre los dos países – 10% 

Relaciones internas: 

• Dirección 
• Dirección de Operación de Programas y Dirección de Programas
• New Business Development
• Dirección de Programas de Calidad y Localización
• Gerentes y Coordinadores de Proyectos
• Finanzas
• Logística, Supply Chain, Compliance
• Equipo de MEAL (Monitoreo, Evaluación, Rendición de Cuentas y Aprendizaje): 

• Compliance/Salvaguarda (Safeguarding) y Calidad Programática:

   

Externas

• Donantes (institucionales y multilaterales)
• Autoridades gubernamentales y entidades públicas:
• Socios implementadores locales y nacionales 
• Actores humanitarios y de desarrollo (ONG internacionales, agencias de la ONU.
• Auditores externos y consultores

Responsabilidad:

• Es responsable de tomar decisiones, administrar los recursos de manera eficiente, lograr y modelar los valores de Save the Children.
• Empodera al equipo y los socios para que cumplan con sus responsabilidades, dándoles la libertad de cumplir de la mejor manera que les parezca, proporcionando el desarrollo necesario para mejorar el rendimiento y aplicando las consecuencias apropiadas cuando no se logran los resultados.

Ambición:

• Establece objetivos ambiciosos y desafiantes para sí mismo/a y su equipo, asume la responsabilidad de su propio desarrollo personal y alienta a su equipo a hacer lo mismo.
• Comparte ampliamente su visión personal de Save the Children, involucra y motiva a otros.
• Se orienta a futuro, piensa estratégicamente y a escala global.

Colaboración:

• Construye y mantiene relaciones efectivas, con su equipo, colegas, miembros y socios y colaboradores externos.
• Valora la diversidad, la ve como una fuente de fortaleza competitiva.
• Accesible, buen oyente de fácil de conversación.

Creatividad: 

• Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.
• Dispuesto a tomar riesgos calculados.

Integridad:

• Es honesto, fomenta la apertura y la transparencia; demuestra los más altos niveles de integridad.

Esenciales: 

• Al menos  6 años de experiencia relevante, preferiblemente en una organización internacional. 
• Habilidades de comunicación interpersonal, coordinación y negociación altamente desarrolladas en español  e inglés, incluyendo influencia, negociación y asesoramiento
• Experiencia en la comprensión de los requisitos de cumplimiento de subvenciones, contratos y subcontratos financiado por donantes (p. ej. Gobierno de EE.UU, ECHO, FCDO, GAC, SIDA, NORAD y otros), y su traducción en acciones concretas para otras funciones/equipos y la coordinación de esfuerzos interfuncionales para su cumplimiento.
• Experiencia relevante en  apoyo de proyectos financiados por donantes con ONG internacionales, particularmente aquellos que abordan los derechos humanos/de la infancia y que aplican enfoques de colaboración
• Sólidas habilidades analíticas y de planificación estratégica. Dominio de herramientas informáticas y excelentes habilidades de documentación son imprescindibles
• Capacidad para identificar proactivamente problemas y habilidades para resolverlos
• Capacidad para establecer y mantener relaciones de colaboración positivas y trabajar eficazmente en equipo
• Gran sensibilidad cultural y capacidad para trabajar bien en un entorno internacional con personas de diversos orígenes y culturas
• Excelente gestión del tiempo y capacidad de planificación
• Disponibilidad y disposición por trabajar en horarios flexibles durante situaciones de respuesta humanitaria

Requisito esencial:

• Dominio escrito y oral del inglés
• Dominio escrito y oral del español

Deseables: 

• Conocimiento de gestión de contratos con los gobiernos de Guatemala y El Salvador  

   

• Titulación profesional en Administración de Empresas, Desarrollo Internacional.  Deseable contar con una maestría 

Necesitamos mantener a los niños seguros, de modo que nuestro proceso de selección incluye rigurosos controles de antecedentes, lo cual refleja nuestro compromiso con la protección de los niños contra el abuso.

Nivel 2: La persona que ocupe este puesto tendrá acceso a datos personales de niños y/o jóvenes como parte de su trabajo; o bien, trabajará en un puesto regulado (contable, abogado, procurador, asesor jurídico); por lo tanto, se requerirá una verificación de antecedentes penales (de nivel estándar en el Reino Unido o equivalente en otros países).

Diversidad, Equidad, Inclusión y Igualdad de Oportunidades 

La diversidad, la equidad y la inclusión son fundamentales para nuestra visión, valores y estrategia global. Save the Children se compromete a crear una organización verdaderamente diversa, equitativa e inclusiva, que nos apoye en nuestra visión de garantizar que cada niño y niña alcance el derecho a la supervivencia, la protección, el desarrollo y la participación.

Nos comprometemos a brindar igualdad de oportunidades de empleo, independientemente del género, la orientación sexual, la raza, el color, el origen étnico, la nacionalidad, la discapacidad, el estado civil o de pareja de hecho, el cambio de género, el embarazo y la maternidad, las responsabilidades de cuidado o parentales, la edad o las creencias y la religión. Nos comprometemos a diversificar nuestro personal para representar mejor a las comunidades a las que servimos y damos la bienvenida a los grupos subrepresentados a que presenten su solicitud.

Responsabilidades adicionales