Oficial de Servicios de Soporte (para Guatemala y Colombia)

DIRECCION/GERENCIA/AREA:  

Dirección de Programas / Gerencia de Proyecto 

GRADO: 

4 - B

DURACIÓN DEL CONTRATO:

Seis meses, con posibilidad de renovación a 6 meses más según la duración del proyecto. 

MODALIDAD DE TRABAJO

Híbrida, con viajes a áreas de intervención en los departamentos de Mazatenango, Guatemala, Suchitepéquez y Quetzaltenango el 50% del tiempo 

MOTIVO DE BÚSQUEDA

Proceso de reestructura de proyecto BCRIP, se redefinen funciones territoriales para alcance de metas del proyecto.

MARCO DE SALVAGUARDA INSTITUCIONAL:

Save the Children tiene como responsabilidad individual y colectiva asegurar que todos los niños, niñas y adultos estén protegidos de actos deliberados o no intencionales que conducen a riesgos o a daños reales, con especial atención en aquellos que forman parte de nuestras intervenciones. Es por ello por lo que cuenta con Políticas de Salvaguarda, un código de conducta y herramientas de programación segura para prevenir riesgos y cualquier daño que pueda ser causado por su propio personal, representantes, consultores, socios, voluntarios, contratistas o visitantes a nuestros beneficiarios de nuestros programas.

Las políticas contempladas en nuestro marco de salvaguarda son: Salvaguarda de la niñez, Política de Protección ante la Explotación, el Abuso y el Acoso sexual (PSEAH) y, Código de conducta.

SALVAGUARDA DE LA NIÑEZ: 

Las responsabilidades del puesto pueden requerir o requieren que el titular tenga contacto regular con o acceso a niños, niñas y adolescentes. Récord de Antecedentes Penales o lo equivalente a referencias policiales serán solicitadas (Política de Salvaguarda de la Niñez)

NIVEL DE SALVAGUARDA: (elija solo una opción)

Nivel 2: aplica si el titular del puesto tendrá acceso a la información personal sobre niños y/o 

adolescentes como parte de su trabajo; o estará trabajando en una posición ‘regulada’ (contador, 

abogado, ejecutivo legal); por tanto, será mandatorio su control estricto (según ‘nivel estándar’ 

con nuestra oficina central en UK o su equivalente en otros países). 

PROPÓSITO DEL PUESTO: 

El/la Oficial de Servicios de Soporte es responsable de brindar soporte financiero y de cadena de suministros al proyecto “Construyendo Resiliencia Climática desde Perspectivas Indígenas (BCRIP)”, asegurando una gestión eficiente, transparente y alineada con los requisitos institucionales y del donante. El rol es clave para fortalecer la implementación localizada del proyecto, mediante el acompañamiento cercano a las organizaciones socias indígenas en los territorios correspondientes, a través de orientación operativa, seguimiento financiero, asesoría y apoyo en procesos de adquisiciones y fortalecimiento de capacidades. 

En este marco, el/la Oficial de Servicios de Soporte actúa como el brazo financiero y administrativo del proyecto, articulando de manera directa con las áreas de Finanzas y Cadena de Suministros (CDS) en las localidades que se ejecuta el proyecto, a fin de asegurar el cumplimiento de políticas, la correcta ejecución presupuestal y la fluidez de los procesos administrativos del proyecto. Todo ello se realiza en coherencia con las políticas institucionales de Save the Children, el marco normativo vigente en ambos países y los principios de autodeterminación indígena, enfoque de derechos, equidad de género y localización.

ALCANCE DEL ROL (NO BORRAR):

Reporta a: Gerente de Proyecto 

Reporte indirecto: Gerencia de Asocios Clúster Guatemala – El Salvador

Personal que reporta directamente a este puesto: No aplica

Responsabilidades de presupuesto: No aplica

Dimensiones del rol: El rol implica una interacción permanente con la Gerencia de Proyecto y los equipos de Programas / Operaciones, Finanzas y Cadena de Suministros los cuales se encuentran localizados en los países de intervención del proyecto (Perú, Colombia, Guatemala, Colombia), así como una coordinación directa con las organizaciones socias indígenas. Asimismo, mantiene relacionamiento funcional con el donante y auditores, asegurando articulación, cumplimiento y fluidez operativa.

ÁREAS CLAVES DE RENDICIÓN DE CUENTAS: Aseguramiento de la gestión financiera del proyecto y socios

Garantizar la calidad, cumplimiento y transparencia de la gestión financiera del proyecto y de las organizaciones socias, mediante análisis, revisión y orientación técnica.

• Analiza la ejecución presupuestal de las socias en los países designados e identifica riesgos y desviaciones, y acompaña a las socias en espacios de intercambio de conocimientos y aprendizaje conjunto.
• Asegura información financiera confiable para la toma de decisiones.
• Brinda orientación técnica a equipos y socios sobre gestión de recursos, promoviendo el interaprendizaje.
• Asegura el cumplimiento de la Guía financiera para socios de SC.

1. Revisión y validación de reportes financieros de socios

Asegurar la confiabilidad, integridad y cumplimiento de los informes financieros presentados por las organizaciones socias.

• Revisa y valida informes financieros, liquidaciones y documentación de respaldo.
• Identifica inconsistencias y asegura su retroalimentación y seguimiento.
• Promueve la alineación de políticas con referencias en las políticas institucionales y requisitos del donante.

1. Supervisión de cumplimiento y soporte técnico en cadena de suministro

Asegurar el cumplimiento de estándares financieros y de adquisiciones mediante seguimiento, coordinación y asesoría, sin ejecución operativa directa.

• Orienta sobre buenas prácticas, aplicación de políticas y procedimientos financieros y de compras.
• Coordina con equipos internos para asegurar procesos eficientes y conformes.
• Monitorea riesgos de cumplimiento y promueve mejoras en controles y prácticas.
• Verifica y garantiza el cumplimiento de los Requisitos de la Cadena de suministro de SCI.

1. Fortalecimiento de capacidades en finanzas y cadena de suministro

Desarrollar capacidades técnicas de las organizaciones socias en gestión financiera y cadena de suministro, promoviendo su autonomía y cumplimiento.

• Diseña y/o implementa estrategias de fortalecimiento de capacidades (capacity building, co-learning, acompañamiento técnico) adaptada a contextos culturales y organizativos.
• Asesora en procesos de adquisiciones, gestión contractual y manejo de recursos.

• Seguimiento al cumplimiento del Plan de fortalecimiento de capacidades de la Evaluación de socios en los territorios de atención y cierre de brechas identificadas en evaluaciones organizacionales (OCD u otras).

   

1. Otras funciones

• Desempeñar otras funciones que el líder matricial determine, siempre que estén directamente relacionadas con la naturaleza del puesto, el nivel jerárquico de la posición cualidades y experiencia.
• En caso de una situación de emergencia, se espera que el titular del puesto tenga flexibilidad para adecuarse a las tareas adicionales que deba atender en su puesto, asumiendo horarios y tareas de acuerdo con los requerimientos que la institución defina.

COMPORTAMIENTOS (Valores en la práctica)

Responsabilidad:

• Se responsabiliza por sí mismo de tomar decisiones, administrar los recursos de manera eficiente, lograr y modelar los valores de Save the Children.
• Se responsabiliza por garantizar y hacer cumplir que las políticas y procedimientos financieros establecidos por la institución se cumplan. 

Ambición:

• Establece metas ambiciosas y desafiantes para ellos y para su equipo, asume la responsabilidad de su propio desarrollo personal y alienta a su equipo a hacer lo mismo
• Comparte ampliamente su visión personal de Save the Children, compromete y motiva a otros
• Orientado al futuro, piensa estratégicamente y a escala global.

Colaboración:

• Construye y mantiene relaciones efectivas con su equipo, colegas, miembros y socios externos y colaboradores.
• Valora la diversidad, la ve como una fuente de fortaleza competitiva.
• Accesible, buen oyente, fácil de hablar.
• Trabaja de manera colaborativa y con sensibilidad intercultural

Creatividad:

• Desarrolla y fomenta soluciones nuevas e innovadoras.
• Dispuesto a asumir riesgos disciplinados.

Integridad:

• Honesto, fomenta la apertura y la transparencia; Demuestra niveles más altos de integridad.

FORMACIÓN Y CONOCIMIENTOS:

Formación Académica:

• Mínimo Pensum cerrado a nivel universitario en áreas de finanzas, contabilidad, Administración o afines. Deseable licenciatura. 

Conocimientos:

• Manejo de software de contabilidad financiera y presupuestal (esencial).
• Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel a nivel intermedio (esencial).
• Conocimiento de sistemas de compras y procesos de adquisiciones (esencial).
•  Conocimiento de herramientas tipo financieras: (ej. AGRESSO) (deseable).
• Conocimiento de sistemas Source to Pay o similares  (deseable).
• Gestión de subgrants y cumplimiento de donantes (deseable).

Enfoque complementario deseable:

• Conocimiento o comprensión de enfoques de interculturalidad, derechos colectivos y trabajo con organizaciones indígenas.
• Conocimiento de metodologías de fortalecimiento de capacidades y facilitación de procesos de aprendizaje horizontal o interaprendizaje.
• Sensibilidad y comprensión de contextos territoriales, prácticas comunitarias y dinámicas organizativas locales.

EXPERIENCIA Y HABILIDADES:

Esencial

• Mínimo 3 años de experiencia en procesos financieros y contables, idealmente en el sector de organizaciones no gubernamentales (ONG) nacionales o internacionales.
• Trabajo en equipo y habilidades de colaboración.
• Pensamiento analítico y sentido crítico.

Deseable

• Al menos 2 años en posiciones similares con responsabilidades en conciliaciones bancarias, control presupuestario y cumplimiento normativo.
• Experiencia previa trabajando con organizaciones indígenas, comunitarias o enfoques de localización.
• Experiencia en gestión de subgrants.
• Experiencia en fortalecimiento de capacidades de socios.
• Experiencia facilitando procesos de aprendizaje colectivo, acompañamiento técnico o asistencia adaptada a contextos interculturales.
• Conocimiento de normativa tributaria.
• Capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante. 

Responsabilidades adicionales del puesto

Las funciones y responsabilidades del puesto antes establecidas no son exhaustivas y el titular del puesto puede, en caso necesario, llevar a cabo otras funciones adicionales de acuerdo con sus cualidades y nivel de experiencia.

Políticas de Save the Children

El titular del puesto en el marco de Salvaguarda y Antifraude y corrupción; se compromete a cumplir las políticas y procedimientos: Política de Salvaguarda de la niñez de SCI, Política de SCI contra el Acoso, la intimidación y el acoso escolar (Bullying), Política PEAS (Protección contra la Explotación y el abuso sexual) de SCI, Política de SCI sobre Fraude, soborno y corrupción, Política de SCI sobre la Trata de personas y la esclavitud moderna.

• Reportar cualquier incidente de abuso, violencia física, emocional o negligencia que afecte a algún niño, niña o adolescente, utilizando los mecanismos de reporte de SCI.
• Reportar cualquier incidente de abuso o explotación contra adultos beneficiarios, utilizando los mecanismos de reporte de SCI. 
• Reportar cualquier incumplimiento del Código de Conducta de Save the Children al Punto Focal de Salvaguarda y a su superior inmediato.
• Cumplir con las políticas y procedimientos de SCI.

Igualdad de Oportunidades y No Discriminación

El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Política de Diversidad e Igualdad de Oportunidades de SCI y seguir el principio de la no discriminación.

Salud y Seguridad

El titular del puesto debe realizar sus tareas considerando y respetando la Políticas de Salud y Seguridad, y todas las normas laborales o sanitarias que imparta SCI en uso de sus atribuciones legales y del deber de prevención que les corresponde a efectos de velar por el fin supremo de la vida y salud de los trabajadores.